Koliko ti se puta dogodilo da pošalješ e-mail, a s druge strane te dočeka tišina? Ili odgovor čekaš danima, samo da bi na kraju stiglo kratko “hvala, lp”? Koliko si puta zbog toga posegnuo/la za onim pasivno-agresivnim “samo podsjećam na poruku ispod”?
Ako ti je ovo poznato, nisi jedini/a.
Prema informacijama koje prenosi portal Fast Company, pozivajući se na Microsoftovo izvješće Work Trend Index za 2025., prosječni zaposlenik dnevno primi 117 e-poruka, a većinu ih pregleda u manje od 60 sekundi. To znači da tvoj e-mail ima otprilike minutu da bude shvaćen, procijenjen i označen kao vrijedan odgovora. Ako traži više vremena i mentalne energije, lako 'sklizne' niz listu prioriteta.
Autori članka zato nude pet konkretnih prijedloga kako brže doći do povratne informacije, a pritom primatelju uštedjeti vrijeme i mentalnu energiju.
1. Skrati priču
Dugi odlomci guše pažnju. Stoga, piši kraće odlomke, koristi natuknice i istakni ključne informacije. Pregledan e-mail lakše se čita. I na njega se brže odgovara.
2. Zaboravi na ćaskanje
Ne troši prve rečenice na isprazne i općenite fraze te small talk. Odmah napiši zašto se javljaš i što ti treba. U poslovnoj komunikaciji to se naziva BLUF (Bottom line up front), model prema kojem ključna poruka mora biti istaknuta na početku. Ostale detalje možeš dodati kasnije.
3. Ne igraj 'e-mail tenis'
Svi poznajemo taj scenarij.
“Kada ti odgovara?”
“Ujutro.”
“U koliko sati?”
“Može 9?”
Tri poruke, a još nismo ni zakazali sastanak. Takvo dopisivanje u krug troši vrijeme i energiju. Svaki novi e-mail znači prekid fokusa, povratak na temu i dodatno mentalno prebacivanje. Kako to izbjeći? Razmišljajmo korak unaprijed.
Ako predlažemo sastanak, već u prvoj poruci navedimo dostupne termine, svrhu razgovora i očekivano trajanje. Ako želimo da nas netko nazove, ostavimo izravni broj telefona. Cilj je jednostavan: jedna poruka, sve informacije.
4. Napišimo predmet poruke koji otvara vrata
U pretrpanom inboxu predmet, odnosno subject može napraviti razliku. On u djeliću sekunde odgovara na tri pitanja: Je li važno? Je li hitno? Može li pričekati?
Prije nego što primatelj pročita ijednu rečenicu, već je odlučio hoće li poruku otvoriti odmah, ostaviti za kasnije ili je ignorirati. Istraživanja potvrđuju da upravo predmet snažno utječe na tu odluku.
Zato neka bude konkretan, jasan i usmjeren na radnju. “Potrebna potvrda budžeta do 15 sati” daje jasnu informaciju i rok. “Brzo pitanje” ne govori gotovo ništa. Što smo precizniji, to drugoj strani olakšavamo odluku.
5. Gradimo povjerenje kroz dosljednost
Svaki e-mail koji pošaljemo gradi našu reputaciju. Ako su naše poruke redovito sažete, pregledne i jasne, ljudi s vremenom razvijaju povjerenje. Kada u inboxu vide naše ime, znaju da ih ne čeka labirint teksta, nego jasna informacija i konkretan zahtjev.
Kada su naše poruke jasne, pregledne i dosljedne, smanjujemo mentalno opterećenje, gradimo povjerenje i povećavamo vjerojatnost da ćemo odgovor dobiti na vrijeme.
Izvor: fast company