Dr. Kate Mason bivša je svjetska prvakinja u debati. S takvim iskustvom, dobro zna da je način na koji nešto kažemo jednako važan kao i sama poruka, objavljuje Točka na I.
Živi u Sydneyju u Australiji, a prije nego što je postala izvršna savjetnica i 2017. osnovala vlastitu tvrtku za stratešku komunikaciju Hedgehog + Fox, desetak godina provela je radeći u korporativnim komunikacijama u tvrtkama poput Googlea i YouTubea.
Tijekom svog rada kao komunikacijska trenerica, primijetila je obrazac koji naziva “sindrom nametanja”. Mnogi od nas, često smo previše samosvjesni i zabrinuti da ćemo “smetati” ili uznemiriti kolege, zbog čega ostajemo tihi i umanjujemo vlastite zasluge. Takve navike samopodcjenjivanja imaju podmukao učinak na naš rad i reputaciju. Time ne podcjenjujemo samo sebe, već i vlastiti doprinos.
Kada ističe takve komunikacijske obrasce, dr. Mason ne tvrdi da sve radimo pogrešno. Umjesto toga, želi nam ponuditi alate i resurse koji će nam pomoći da promijenimo način na koji komuniciramo.
“Više je to blagonakloni savjet. Takve stvari se događaju, i ako vam to ne odgovara, možda biste trebali nešto promijeniti”, kaže dr. Mason.
Svoja glavna saznanja podijelila je u knjizi Moćno simpatična: Vodič za žene o učinkovitoj komunikaciji (Powerfully Likeable: A Woman’s Guide to Effective Communication), koja je objavljena u rujnu.
Dr. Mason savjetuje koje bismo tri fraze trebali izbjegavati u poslovnoj komunikaciji – i što možemo reći umjesto njih.
“Bit će gotovo za sekundu”
Često ovu frazu koristimo s dobrom namjerom, želeći pokazati poštovanje prema tuđem vremenu. Međutim, kako upozorava Mason, ona može imati suprotan učinak. Time postavljamo očekivanje da će nešto trajati jako kratko – iako znamo da ništa, doslovno ništa, ne traje “sekundu”.
Ako se razgovor oduži, sugovornik može postati razdražen: “Čekaj, zar nije trebalo biti gotovo za sekundu?”
Osim toga, takva fraza umanjuje važnost onoga što imamo za reći. Impliciramo da je tema beznačajna, pa zašto bi ju onda netko slušao ozbiljno?
Bolje bi bilo reći, primjerice: “Planiramo rezervirati sat vremena za nas sljedeći tjedan. Želimo detaljno proći točke A, B i C. Javi nam odgovara li ti taj termin.”
Tako šaljemo jasnu poruku da je tema važna, sadržajna i vrijedna vremena.
“Nema veze ako ne možeš”
I ovu frazu često koristimo kako bismo ublažili molbu i zvučali obzirno. No, često zapravo nije iskrena.
Rijetko tražimo nešto, a da nam zaista nije stalo do odgovora. Fraza “nema veze ako ne možeš” drugima prenosi poruku da naš zahtjev nije hitan niti važan.
Dr. Mason objašnjava: “Kad to čujem, automatski taj zadatak stavljam niže na listi prioriteta.”
Ako komuniciramo s vodstvom ili osobom koja je ionako preopterećena, možemo izazvati nesporazume i otežati postizanje cilja.
Bolje bi bilo reći nešto poput: “Zamolili bismo te da nam pošalješ komentare do poslijepodneva jer je konačna verzija gotova sutra.”
Konkretna svrha i vremenski okvir povećavaju šanse da dobijemo odgovor. Još su 1970-ih istraživanja pokazala da ljudi lakše pomažu kada znaju zašto ih nešto tražimo.
“Kad ljudi znaju svrhu, obično rado pomognu”, kaže Mason.
“Nisam stručnjak, ali…”
Ovom frazom odmah rušimo vlastitu vjerodostojnost. Početak izjave s “nisam stručnjak” šalje poruku da nismo sigurni u ono što govorimo – iako to možda nije točno.
Takav obrazac ponašanja osobito se javlja kada smo novi u timu ili najmlađi za stolom. Skloni smo umanjivati vlastitu vrijednost iz nesigurnosti ili potrebe da ne “iskočimo”.
“Svjesni smo neravnoteže u hijerarhiji i često zbog toga automatski spuštamo svoju vrijednost”, kaže Mason. No to nas dugoročno ograničava.
Umjesto da se povlačimo, trebali bismo istaknuti ono što nas čini jedinstvenima. Nismo zaposleni zato što znamo isto što i potpredsjednik – nego zbog vlastitog znanja, iskustva i perspektive.
Naglašavanje tih prednosti može biti osnažujuće.
“Kad shvatimo: zbog ovoga su me zaposlili, to je moja vrijednost, to žele od mene – tada možemo lakše odbaciti tjeskobu povezanu s hijerarhijom”, zaključuje dr. Mason.