Dobar dio poslovne komunikacije često je formalan, korporativan i, budimo iskreni, pomalo suh. Mailovi koji počinju s “poštovani”, obraćanja direktora cijeloj firmi preko Teamsa ili uživo, 1 na 1 razgovori s voditeljima koji prate unaprijed zadanu šprancu, sastanci s agendom, zapisnikom i zaključcima. Sve to ima svoju svrhu, naravno. Ali ponekad se najzanimljivije informacije ne čuju za konferencijskim stolom, nego negdje između aparata za kavu i lifta.
Tu na scenu stupa čavrljanje. Onaj kratki razgovor u hodniku, usputna rečenica u kantini, dvije minute prije sastanka, čekanje lifta, zajednički izlazak iz ureda ili susret kod kuhinjskog pulta dok netko traži žličicu za šećer koja je, kao i obično, nestala negdje u 'uredskom Bermudskom trokutu'.
Naizgled neobavezno i nevažno, ali često puno korisnije nego što izgleda.
U takvim razgovorima možeš saznati kako projekt stvarno napreduje, što kolege muči, kakva je atmosfera u timu, ima li prostora za novu ideju ili kako netko doživljava promjene u firmi. Čavrljanje nije zamjena za ozbiljne razgovore, ali je odličan način da bolje razumiješ ljude s kojima radiš. I da oni bolje razumiju tebe.
Zanima te kako postati majstor tih kratkih, ali korisnih uredskih razgovora? Donosimo pet savjeta.
1. Ništa ne forsiraj
Ako osoba žuri na sastanak, razgovara na mobitel ili izgleda kao da u glavi paralelno rješava tri požara, možda nije pravi trenutak za čavrljanje. Kratki razgovori funkcioniraju najbolje kad su nenametljivi. Umjesto da odmah uletiš s nekom temom, možeš početi lagano: “Imaš minutu?” ili “Mogu te nešto kratko pitati?” Time drugoj osobi daješ mogućnost da kaže može li sada razgovarati ili je bolje da popričate kasnije.
2. Imaj temu, ali nemoj zvučati kao da držiš prezentaciju
Čavrljanje nije sastanak u malom. Ako imaš nešto važno za reći, pripremi poantu u jednoj ili dvije rečenice. Primjerice: “Razmišljam o tome da preuzmem dio zadataka na novom projektu, misliš li da bi to imalo smisla?” ili “Čuo/la sam da se mijenja način rada s klijentima, znaš li možda što nas čeka?” Tako razgovor ostaje prirodan, ali ne luta bez cilja. Dobra priprema ne znači da ćeš zvučati ukočeno, nego da nećeš potrošiti dragocjene dvije minute na uvod koji vodi u maglu.
3. Postavljaj pitanja na koja ljudi mogu lako odgovoriti
Najbolji uredski razgovori često počinju jednostavnim pitanjem. Ne moraš odmah otvarati veliku temu poput “što misliš o budućnosti našeg odjela u sljedećih pet godina?”. Kreni konkretnije. “Kako ti se čini novi proces?” i “Je li sastanak bio koristan?”.
Ako sugovornik želi reći više, razgovor će se prirodno razviti.
4. Pažljivo slušaj drugu stranu
Čavrljanje nije samo prilika da nešto kažeš, nego i da nešto čuješ. Ljudi u neformalnim situacijama često govore otvorenije i manje “u rukavicama". Zato nemoj odmah nuditi rješenja, prekidati ili skretati temu na sebe. Ponekad je dovoljno reći: “Kužim, to zvuči dosta naporno” ili “Zanimljivo, nisam to tako gledao/la.” Time pokazuješ da stvarno pratiš razgovor, a ne samo čekaš svoj red za 'nastup'.
5. Završi razgovor s dobrim osjećajem
Ako ste se dotaknuli konkretne teme, čvrljanje je dobro završiti jasnom rečenicom: “Hvala ti, ovo mi pomaže”, “Javit ću ti se oko toga kasnije” ili “Super, onda ću to provjeriti pa se čujemo.” Ako je razgovor bio opušten, dovoljan je i jednostavan završetak: “Drago mi je da smo se sreli” ili “Uživaj u nastavku dana.” Poanta je da osoba nakon razgovora nema osjećaj da je upala u mini sastanak bez pozivnice.
Zato sljedeći put kad nekoga sretneš u hodniku, kuhinji ili ispred lifta, nemoj nužno posegnuti za mobitelom. Možda se baš u tih nekoliko minuta krije informacija, ideja ili odnos koji će ti olakšati radni dan.