Nekada je pitanje „Gdje radite?“ značilo samo naziv poslodavca. Danas ono uključuje i lokaciju – radite li od kuće, iz ureda ili kombinirano? Bez obzira na to gdje su naši kolege – u susjednom uredu ili u drugoj vremenskoj zoni – velik dio naše komunikacije odvijat će se virtualno.
No, koristimo li te alate na pravi način? Andrew Brodsky, profesor menadžmenta na Sveučilištu u Teksasu i autor knjige Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication, ističe da većina ljudi komunicira bez previše promišljanja.
„Ljudi često koriste e-mail jer su ga uvijek koristili za tu svrhu ili zakazuju sastanak jer su navikli rješavati stvari na taj način“, kaže Brodsky, prenosi Fast company.
Međutim, način na koji biramo komunikacijske kanale može znatno utjecati na kvalitetu odnosa, razumijevanje i produktivnost. Evo kako izbjeći nesporazume i komunicirati učinkovitije.
Prilagodi način komunikacije cilju
Prije nego što pošaljemo poruku ili zakažemo sastanak, razmislite o svom ključnom cilju. Je li nam važno biti brz i jasan kako bismo čim prije nastavili s radom? Želimo li izgraditi povjerenje i bolji odnos? Ili ostaviti dobar dojam?
Primjerice, ako trebamo postaviti niz složenih pitanja, e-mail možda nije najučinkovitiji kanal. Primatelju će trebati vremena da odgovori, a moguće je i da će odgađati odgovor zbog potrebe za preciznim formulacijama. S druge strane, telefonski poziv omogućava trenutnu razmjenu informacija i pojašnjenja u stvarnom vremenu.
Sastanci su još jedan čest problem. „Mnogi smatraju da su sastanci gubljenje vremena i zagovaraju isključivo e-mail komunikaciju“, kaže Brodsky. „No, e-mail može postati 'vremenska zamka' jer ljudi često previše pažnje posvećuju formulaciji savršenog odgovora, dok usmeni razgovor omogućuje prirodniji tijek komunikacije.“
Vodi računa o ljudskom aspektu
Kada komuniciramo virtualno, lako je zaboraviti da s druge strane stoji osoba, a ne samo ekran. „Ako ljudi ne doživljavaju svoje kolege kao stvarne osobe, manja je vjerojatnost da će razviti suradnički odnos i povjerenje“, ističe Brodsky.
Kako bismo to izbjegli, potrebno je unijeti elemente koji se prirodno pojavljuju u razgovoru uživo. Primjerice, kratka neformalna komunikacija može značajno poboljšati odnose. Sljedeći put kada šalješ e-mail poruku, započni s pitanjem o nečemu osobnom, poput vikenda ili nedavnog putovanja kolege.
Isto vrijedi i za video pozive – početnih nekoliko minuta posveti neobaveznom razgovoru. Ne moraš dijeliti previše detalja o sebi, ali i kratka razmjena može pomoći u stvaranju boljih odnosa.
Stvori prilike za spontanu komunikaciju
U uredu često nailazimo na kolege i razmjenjujemo informacije usput – na hodniku, kod aparata za kavu ili tijekom pauze. U virtualnom okruženju, takve prilike ne nastaju 'prirodnim putem', ali ih možemo svjesno stvoriti.
Brodsky predlaže povremene kratke video pozive kako bismo održali spontanost i osjećaj bliskosti s kolegama. „Naravno, to ne znači da biste trebali neočekivano prekidati ljude video pozivima“, upozorava. „Dobro je prvo poslati kratku poruku u stilu ‘Jesi li slobodan za brz razgovor?’ kako bi interakcija bila ugodna i nenametljiva.“
Prednost virtualne komunikacije
Iako se ponekad čini da udaljenost umanjuje bliskost, Brodsky ističe da virtualni alati mogu čak i ojačati odnose – ako ih koristimo promišljeno.
„Nema ničeg čarobnog u tome da fizički možete dotaknuti osobu s kojom razgovarate“, kaže Brodsky. „Ključ izgradnje povjerenja i dugoročnih odnosa je učestalost interakcija. A upravo virtualni alati omogućuju nam da lakše, češće i jednostavnije održavamo kontakt s kolegama.“
Zaključak? Umjesto da komuniciramo po inerciji, trebali bismo svjesno birati način komunikacije – prilagođavajući ga cilju, situaciji i osobi s kojom razgovaramo. Tako ćemo izbjeći nesporazume, poboljšati odnose i povećati produktivnost.
Izvor: fast company
