Trebalo mi je duže vremena da shvatim da učinkovita pauza na poslu ne uključuje ručak za radnim stolom već je potrebno napraviti pravi odmak. Prakticirala sam takvu pauzu iz vlastitog uvjerenja da ću brže i učinkovitije obaviti zadatke. No, danas odmor od posla volim napraviti tako da se potpuno maknem od računala te nakon ručka kratko prošetam, pročitam par stranica knjige ili scrollam po društvenim mrežama, ovisno o tome kako se osjećam, objavljuje after5.
O tome koliko su pauze bitne, bilo duže ili kraće, pisali su autori Kira Schabram i Christopher M. Barnes u članku “A Guide to Taking Better Breaks at Work”.
S jedne strane imamo sabbatical, dulju poslovnu pauzu, koja može biti iskustvo koje mijenja život: prilika za istraživanje svijeta, ponovno povezivanje s obitelji ili ostvarenje davno zamišljenog projekta. No, za mnoge takva dugotrajna odsutnost nije opcija; bilo zbog poslovne politike tvrtke u kojoj rade ili financijskih razloga. U tim slučajevima, kratka pauza na poslu, no strateški osmišljena, može donijeti slične benefite. Iako duži odmor nudi priliku za potpuni reset, i svakodnevna pauza na poslu može značajno poboljšati fokus, energiju i ukupne poslovne rezultate.
Zašto je važna efektivna pauza na poslu
Autori su u članku “A Guide to Taking Better Breaks at Work” istražili skrivene posljedice kroničnog preopterećenja poslom, odgovorili na pitanje kako pronaći vrijeme za učinkovite pauze te ključnu ulogu koju lideri imaju u stvaranju kulture koja potiče mentalni oporavak. Vrijeme je, kažu, da kratka, ali i dulja pauza na poslu postane ne samo prihvaćena, nego i cijenjena kao ključni element uspjeha u današnjem kompetitivnom svijetu. Ljudsko tijelo i mozak nisu stvoreni za neprekidan, neometan rad. Poput svakog visokofunkcionalnog sustava, potrebni su nam redoviti periodi odmora kako bismo obnovili energiju, uskladili se i održali optimalne performanse.
S fiziološkog aspekta, pauza na poslu ključna je za sprječavanje umora i iscrpljenosti. Glukoza, gorivo za moždanu aktivnost, troši se tijekom intenzivnog mentalnog rada, a pauze omogućuju njezinu obnovu. Osim toga, pauze smanjuju stresnu reakciju organizma, uključujući regulaciju kortizola, što pomaže u snižavanju aktivnosti simpatičkog živčanog sustava (odgovornog za reakciju “bori se ili bježi”). Time se ne ublažava samo trenutni stres, već se smanjuje i rizik od kroničnog stresa koji može negativno utjecati na kardiovaskularni i imunološki sustav. Također, pauze aktiviraju poseban obrazac moždane aktivnosti poznat kao “default mode network“, koji potiče introspekciju, kreativnost i integraciju novih informacija.
Sa psihološkog aspekta, pauza na poslu pomaže u rješavanju čestog problema vezanog uz produktivnost – mentalnog tereta osobnih obaveza koje nam ometaju koncentraciju tijekom radnog dana. Kada ih ignoriramo, mogu eskalirati u hitne situacije, dok kratke pauze omogućuju da ih riješimo na vrijeme, smanjujući osjećaj preopterećenosti. Naposljetku, omogućuju nam da se vratimo radnim zadacima s većom mentalnom jasnoćom.
Primjer za to donosi istraživanje provedeno među zaposlenicima skloništa za životinje – profesije u kojoj su izgaranje i visoka stopa fluktuacije zaposlenika uobičajeni. Pokazalo se da su jedini radnici koji su ostali u tom poslu desetljećima i napredovali do vodećih pozicija bili upravo oni koji su pauze smatrali snagom, a ne slabošću. Budući da pauza na poslu ljudima omogućuje reset, smanjuje stres i vraća im fokus, ona ima pozitivan učinak ne samo na pojedince, već i na timove i organizacije. Društvene interakcije tijekom pauza na poslu mogu ojačati odnose, potaknuti osjećaj zajedništva i povjerenja te poboljšati suradnju, moral, otpornost, prilagodljivost, angažiranost i inovativnost unutar kolektiva, pojašnjavaju autori članka.
Iako su koristi koje donosi pauza na poslu jasne, većina ljudi se i dalje bori s njihovim učinkovitim provođenjem zbog kulturoloških, organizacijskih i osobnih prepreka. Neke od njih su dobro poznate: tehnologija je omogućila stalnu dostupnost, brišući granice između poslovnog i privatnog života. Hustle kultura, prisutna u određenim industrijama, slavi prekovremeni rad kao simbol predanosti i uspjeha. Na individualnoj razini, ljudi koji svoj rad doživljavaju prvenstveno kao alat za osobni uspjeh i postignuće ili kao dužnost kojom doprinose boljem svijetu često pauze vide kao gubitak vremena – ili čak moralni propust.
Istraživanje koje su proveli autori članka pokazuje da mladi profesionalci, koji su pod pritiskom da se dokažu, često pribjegavaju skrivanju pauze. Skrivaju se u toaletu kako bi pregledavali društvene mreže, pretvaraju se da rade ili kupuju online tijekom virtualnih sastanaka. No, takve “skrivene pauze”, koje su mnogima poznate bez obzira na duljinu radnog staža, u pravilu nisu učinkovite za pravi mentalni oporavak. One su opterećene osjećajem krivnje zbog kršenja neizgovorenih pravila organizacije, strahom od otkrivanja i općenitom tjeskobom.
Kako pravilno uzimati pauzu?
Ako znamo da pauza na poslu ima ogromnu vrijednost – i da će je ljudi uzimati na ovaj ili onaj način – kako je možemo učiniti što učinkovitijom, za sebe i svoje zaposlenike? Ključ je u pridržavanju nekoliko znanstveno potvrđenih principa koji doprinose kvaliteti pauza na poslu.
Trajanje i tajming. Ljudi često pretpostavljaju da su za pravi odmor potrebne velike promjene, poput odlaska na duži godišnji odmor, korištenja svih akumuliranih slobodnih dana ili svakodnevnog odlaska u teretanu za vrijeme ručka. No, to nije točno. Čak i mikro-pauze, koje traju samo nekoliko minuta, mogu značajno smanjiti umor i poboljšati koncentraciju. Malo duže pauze mogu donijeti još veće koristi, ali generalno, više mikro-pauza ili nekoliko duljih ima slične učinke – i obje su opcije dobre.
Ipak, važnije od samog trajanja je pravilan tajming. Primjerice, jutarnja pauza na poslu poboljšava sposobnost regeneracije resursa tijekom ostatka dana. Pauze uzete neposredno nakon kognitivno zahtjevnog zadatka mogu pomoći u očuvanju energije i fokusa, dok one odmah nakon sastanka mogu poboljšati njegov ishod. Umjesto da slijedite strogo definirani raspored pauza, bolje je prilagoditi ih vlastitom radnom opterećenju.
Tjelesna aktivnost. Pauza na poslu koja uključuje kretanje, poput kratke šetnje ili korištenja sobnog bicikla, pruža najveću šansu za potpuni oporavak i povratak produktivnom stanju. Poslodavci mogu potaknuti ovakve aktivnosti osiguravanjem prostora za istezanje ili čak poticanjem timskih aktivnosti koje su dostupne svima.
Kognitivni oporavak. Mentalna relaksacija ključna je za obnavljanje fokusa, jasnoće i kreativnosti. Progresivno opuštanje mišića (tehnika koja uključuje postupno napinjanje i opuštanje različitih mišićnih skupina u tijelu) ili vježbe mindfulnessa posebno su učinkovite. Tvrtke mogu zaposlenicima ponuditi tihe prostore za refleksiju ili im omogućiti pristup vođenim vježbama opuštanja kako bi ih lakše integrirali u svoju svakodnevnu rutinu.
Društvena interakcija. Kvalitetna društvena interakcija može igrati ključnu ulogu u oporavku tijekom radnog dana. Pritom nije riječ o prekidanju kolege tijekom ručka kako bismo ga pitali za pomoć oko hitnog zadatka, već o povezivanju kroz zajedničke interese i neformalne razgovore. Pozitivne interakcije tijekom pauza na poslu, osobito za vrijeme ručka, mogu poboljšati raspoloženje i doprinijeti boljoj produktivnosti u drugom dijelu dana, stvarajući lančanu reakciju koja jača timsku koheziju i suradnju.
Radna okolina može potaknuti ovakav vid povezivanja kroz zajedničke prostore, primjerice ugodne prostorije za odmor ili vanjske zone za sjedenje koje potiču spontanu komunikaciju. Za timove koji rade na daljinu, rješenje može biti virtualna soba na Zoomu u koju se zaposlenici mogu uključiti ili odigrati kratku online igru. Ovisno o veličini tima i organizacije, može biti korisno organizirati redovne, općenite sastanke ili omogućiti zaposlenicima da sami organiziraju druženja prema vlastitim interesima.
Kreativnost Oporavak ne znači potpuno isključivanje mozga – samo privremeni odmor od aktivnosti koje troše kognitivne resurse. Pauze mogu biti prilika za refleksiju, razmjenu ideja ili mentorstvo, što donosi koristi i pojedincu i organizaciji. Jedan od najpoznatijih primjera dolazi iz Pixara, gdje je neformalni ručak 1994. godine rezultirao spontanim razgovorom koji je kasnije doveo do razvoja čak četiri filma. Slično tome, savjetovanje kolege ili planiranje korporativnog volonterskog događaja može djelovati osvježavajuće i poticajno.
Autonomija. Istraživanja pokazuju da kada zaposlenici sami odlučuju kako će provesti svoju pauzu, njihova energija se učinkovitije obnavlja. Primjerice, roditelji koji rade mogu preferirati preskakanje jutarnjih i popodnevnih pauza kako bi ranije otišli s posla. Vlasnici kućnih ljubimaca mogu svoje pauze uskladiti s potrebama svojih životinja, primjerice šetnjom tijekom ručka. Zaposlenik koji bira kratku šetnju nasamo umjesto obavezne grupne aktivnosti vjerojatnije će se vratiti na posao osvježen i produktivan.
Poslodavci bi trebali omogućiti različite opcije za odmor i vjerovati zaposlenicima da sami najbolje znaju kako upravljati svojim vremenom, naglašavaju autori članka. Ovo je osobito važno u kontekstu novih generacija radnika – podaci pokazuju da pripadnici generacije Z sve više cijene poslove koji poštuju njihovo slobodno vrijeme i daju prioritet ravnoteži između privatnog i poslovnog života.
Vrijeme za osobne obveze. Važno je ponoviti da su pauze namijenjene i obavljanju osobnih obaveza – poput odlaska u banku, brige o obitelji ili rješavanja svakodnevnih kućanskih poslova. Uzimanje vremena za takve zadatke smanjuje mentalno opterećenje zaposlenika, omogućujući im da se vrate poslu fokusiraniji i produktivniji.
Kako oblikovati društvene norme oko pauza na poslu
Lideri imaju ključnu ulogu u stvaranju kulture održivog uzimanja pauza. Kira Schabram i Christopher M. Barnes donose nekoliko praktičnih smjernica za njih. Iako se koristi pauza na poslu teže kvantificiraju i ne mogu se jednostavno prikazati u Excel tablici, dobri menadžeri ne donose odluke isključivo na temelju brojki. Čak i oni lideri koji nisu u potpunosti uvjereni u dobrobiti pauza, trebali bi barem prepoznati da pokušaji njihova potpunog eliminiranja ne donose rezultate. Kulture koje obeshrabruju uzimanje pauza ne sprječavaju zaposlenike da ih ipak uzmu – ali zato uništavaju većinu koristi koje bi iz njih mogli dobiti.
Promijenite način razmišljanja. Prvi korak je odbacivanje ograničenog pogleda na pauze kao na izgubljeno vrijeme i zamjena tog razmišljanja novim pristupom u kojem se pauza na poslu promatra kao ulaganje u budući rad i ljude koji ga obavljaju. Umjesto da broje minute koje nisu provedene u radu, lideri bi trebali prepoznati dugoročne koristi: zaposlenici koji uzimaju kratke pauze postižu bolje rezultate, manje su skloni izgaranju i rjeđe napuštaju posao.
Normalizirajte i podržite pauze. Jasno potaknite zaposlenike da slobodno uzimaju pauze i koriste slobodne dane bez straha, grižnje savjesti ili osjećaja da to moraju opravdavati. Signalizirajte da je uzimanje vremena za sebe prihvaćeno na svim razinama, poručuju autori članka. Transparentne politike i jasna komunikacija ključni su u vremenu kada su zaposlenici sve skeptičniji prema namjerama tvrtki u kojima rade.
Ako primijetite da mlađi kolege redovito ručaju za svojim stolom, pozovite ih da vam se pridruže na obroku ili ih potaknite da ranije završe radni dan. Važno je i vlastitim primjerom pokazati važnost pauza. Otvoreno komunicirajte kada uzimate kratki predah ili odlazite s posla. Čak su i automatske poruke “out of office” postale suptilan, ali učinkovit alat za postavljanje granica na profesionalan i pristojan način.
Smanjite pritisak na stalnu prisutnost. Zaštitite zaposlenike od kulture “stalne dostupnosti”. To može zahtijevati pomno preispitivanje, pa čak i promjene u načinu procjene radne učinkovitosti, kako bi se izbjeglo poticanje tzv. performativnih radnih navika. Postavite si sljedeća pitanja: Kada, zašto i kako zaposlenici moraju prisustvovati sastancima (i držati kamere uključene)? Moraju li zaista biti fizički prisutni u uredu određeni broj sati? Treba li stalno ažurirati status na platformama poput Slacka?
Potrebno je i procijeniti očekivanja klijenata, posebno u profesijama poput konzultantskih usluga ili prava, gdje se produktivnost često procjenjuje na temelju vidljivosti, a ne konkretnih isporuka. No, istraživanja pokazuju da uz dobru timsku komunikaciju i podršku među kolegama, strateške pauze mogu postati dio većine radnih okruženja, pišu Kira Schabram i Christopher M. Barnes.
Njegujte povjerenje. Naravno, sve ovo zahtijeva povjerenje u zaposlenike. No, razloga za optimizam itekako ima. Istraživanje koje su proveli Kira Schabram i Christopher M. Barnes pokazuje da, kada zaposlenici sami upravljaju svojim pauzama, većina ih uspješno balansira radne obaveze i vrijeme odmora. Primjerice, tijekom intenzivnih razdoblja, zaposlenici prirodno daju prioritet poslu, unaprijed odrađuju zadatke i odgađaju pauze, ali se nakon toga vraćaju odmorniji i produktivniji upravo zato što su sami imali kontrolu nad svojim tempom. Ako se zaposlenicima pruži povjerenje da sami odluče kada im je potreban predah, većina će odgovorno obavljati svoj posao bez straha od izgaranja.
Pauza na poslu nije prepreka uspjehu – ona je njegov temelj
Budućnost rada zahtijeva promjenu načina razmišljanja. Pauza na poslu nije smetnja produktivnosti niti prepreka izvrsnosti. Ona je njezin dio. Kada pojedinci dobiju potrebne trenutke odmora, vraćaju se oštrijeg fokusa, kreativniji i angažiraniji. Kada timovi normaliziraju pauze, poboljšavaju suradnju i održavaju visoku razinu učinkovitosti. A kada organizacije integriraju odmor u svoju kulturu, otključavaju dugoročnu otpornost, inovativnost i lojalnost zaposlenika, zaključuju Kira Schabram i Christopher M. Barnes.
Izvor: after5
