Većina ljudi i više od nekoliko puta susrela se sa situacijom koja uključuje previše obaveza u danu, a premalo vremena. Međutim, je li zbilja uvijek isključivo do obaveza ili ima nešto i u našoj organizaciji vremena? Naime, upravljanje vremenom ključno je kako bismo maksimalno iskoristili produktivnost, zadržali fokus te u konačnici izbjegli nepotreban stres.
Učinkovito upravljanje vremenom omogućuje nam zdravu ravnotežu između poslovnog i privatnog života jer upravo je balansiranje spomenutih elemenata, važno kako bismo uspješno posložili dnevne prioritete te ih jednog po jednog brisali s “to do” liste. Naravno, svatko od nas je individua za sebe. Tako nekome odgovara zadatke odraditi u jednom komadu, dok neki vole korištenje više pauza. Ali jedno bi trebalo biti zajedničko svima, a to je – pridržavanje rasporeda.
Stoga, ako ste se pronašli u nekom od problema vezanih uz upravljanje vremenom u svrhu maksimalne produktivnosti, izdvojili smo nekoliko jednostavnih alata i strategija koji će vam pomoći u organizaciji!
Postavljanje prioriteta i dnevnih ciljeva
Postavljanje jasnih ciljeva i određivanje prioriteta prvi je korak ka boljem upravljanju vremenom. Za početak, potrebno je znati što želite postići i koji su koraci najvažniji za ostvarenje ciljeva.
Proces otprilike izgleda ovako: rasporedite zadatke, fokusirajući se najprije na one najkritičnije, odnosno najteže. Ova je tehnika poznata je pod nazivom Eat That Frog. Velika većina voli početi s određivanjem jednostavnijih zadataka. To je pogrešan pristup koji često vodi u kašnjenje s rokovima, odgađanje na naredne dane itd. Strategijom “prvo teško, pa onda lako”, sami sebi ćete pomoći u izbjegavanju osjećaja preopterećenosti tijekom dana i osigurati kontinuirani napredak prema cilju, piše Profitiraj.hr.
Razlikujte važno od hitnog
Eisenhowerova matrica izvrstan je alat za upravljanje vremenom koji pomaže u organiziranju i prioritiziranju zadatka prema njihovoj važnosti i hitnosti. Naime, ova metoda temelji se na ideji da nije dovoljno samo obavljati zadatke, već je ključno fokusirati se na zadatke koji su istovremeno važni i hitni. Manje važni ili manje hitni zadaci mogu se planirati kasnije u danu ili delegirati nekome.
Koraci u metodi:
- Važno i hitno: Zadaci u ovom kvadrantu su hitni i trebaju biti obavljeni odmah.
- Važno, ali ne i hitno: Ovi zadaci su dugoročno važni, ali nemaju trenutni rok.
- Hitno, ali ne i važno: Ovaj kvadrant sadrži zadatke koji su hitni, ali imaju manje važnosti ili dugoročnog utjecaja.
- Niti hitno niti važno: Ovi zadaci obuhvaćaju aktivnosti koje ne doprinose vašim ciljevima i koje je najbolje izbjegavati ili ih čak eliminirati.
Postavite dnevne standarde
Postavljanje standarda usko je povezano s postavljanjem ciljeva. Standard je nešto što odlučimo raditi svaki dan s ciljem bolje produktivnosti, a to primjerice može biti svakodnevno pisanje uredne i pregledne “to do” liste ili pak mini šetnja prije radnog dana. Zapravo se radi o radnjama koje u potpunosti možete prilagoditi sebi, a koje u konačnici vode do cilja jer je riječ o svjesnim odabirima koji nam pomažu na tom putu.
S druge strane, cilj za razliku od standarda, uključuje nešto precizirano, a ako je riječ o poslu, to može biti završiti zadatak prije roka, dobiti povišicu, promaknuće ili bilo što slično. No, što god cilj bio, svakodnevni standardi koje postavljamo pomažu u realizaciji istog, čine nas koncentriranima te ako rezultat zadanog cilja izostaje, vrijeme je da presložimo svakodnevne standarde.
Digitalizacija u formi asistenta
Nastavno na prethodnu stavku, kako biste lakše uveli reda u svoj dan, preporuka je korištenje nekih od mnogih aplikacija ili softvera za planiranje. Primjerice, Asana je virtualni projektni alat koji omogućuje timovima organizaciju zadataka, rokova i praćenje napretka na projektima. Još jedan popularan alat je i Trello, a radi se o jednostavnom pomagaču čije sučelje u potpunosti možete personalizirati te voditi raspored zadataka, označavati ono obavljeno te ono u najavi, a mnoge aktivnosti je moguće i automatizirati. Ovo su samo neki od primjera, a volite li ipak više klasične rokovnike, zaputite se u prvu knjižaru i krenite – proces je jednak kao i kod digitalnih inačica.
Multitasking nije za sve
Multitasking je jedna od popularnih “bolesti” modernog doba te se u poslovnoj kulturi često smatra poželjnim. Ipak multitasking može smanjiti vašu produktivnost, pogotovo ako je to normala obavljanja zadataka.
Kada pokušavate raditi više stvari istovremeno, ne posvećujete dovoljno pažnje nijednom zadatku. Kako se to ne bi dogodilo, posvetite se jednom zadatku u cijelosti prije nego prijeđete na sljedeći, ali osim tehnički – probajte i mentalno ne razmišljati o ostalim zadacima. Možete se poslužiti i odličnom tehnikom Pomodoro koja podrazumijeva rad u intervalima od 25 minuta s kratkim pauzama od 5 minuta, a sve s ciljem zadržavanja fokusa.
Koraci Pomodoro tehnike:
- Pripremite popis zadataka i odaberite jedan s kojim krećete.
- Postavite štopericu tako da broji 25 minuta (1 pomodoro).
- Koncentrirano radite 25 minuta na zadatku.
- Kad štoperica završi, odmorite se 5 minuta.
- Nastavite s novih 25 minuta.
- Kad završite 4 pomodora napravite pauzu od 20 minuta.
Naučite reći “ne”
Jedan od najvećih gubitnika vremena je prihvaćanje previše zadataka za koje već na samom početku znate da ne stižete uklopiti u svakodnevne obaveze. Stoga, naučite reći “ne” zahtjevima koji nisu u skladu s vašim ciljevima, prioritetima i vremenskim mogućnostima. Postavljanje granica i zdrava komunikacija – doprinose kvalitetnijem odrađivanju postojećih zadataka.
