Većina problema koje moramo rješavati na poslu preveliki su da bi ih mogao riješiti bilo koji pojedinac. Previše je različitih područja znanja potrebnih da bi se uspjelo. Projekti zahtijevaju previše vremena da bi ih jedna osoba obavila na vrijeme. A zadaci koje treba obaviti nisu uvijek najprikladniji da ih obavi jedna osoba kako prenosi Točka na I.
Da bi se projekti realizirali, potrebna je suradnja. No, učinkovita suradnja ne događa se uvijek prirodnim putem. Suradnja se mora graditi. Na žalost, ne učimo ljude kako to činiti. Većina našeg obrazovanja temelji se na individualnosti, dok se radni vijek uglavnom temelji na timskom radu, kaže profesor psihologije, organizacije rada i marketinga te prorektor za znanost i nastavu na Sveučilištu Texas u Austinu.
Tri su velike pogreške koje ljudi čine prilikom suradnje s drugima.
Loše raspoređeni zadaci
Suradnja najbolje funkcionira kada je svima jasno što se od njih očekuje. Timove treba slagati tako da svaki član može nečim pridonijeti. U ranoj fazi procesa treba istaknuti što se od koga očekuje.
Nejasno raspoređeni zadaci mogu stvoriti dva problema. Prvo, to dovodi do dupliciranja napora. Neki ljudi će vjerojatno nastaviti raditi na određenim elementima projekta ne znajući da netko drugi radi istu stvar. Frustrirajuće je uložiti vrijeme i napor u nešto da biste otkrili da je netko drugi također radio na istom aspektu projekta.
Drugo, to također može dovesti do nedjelovanja. Kad ste dio projekta (tima), pazit ćete da se ne miješate drugima u posao. Dakle, možda ste svjesni problema, ali čekate da se netko drugi pozabavi time. Projekti mogu jako usporiti jer ljudi nisu sigurni kojim bi se aspektima projekta trebali baviti.
Manjak povjerenja
Tim može učinkovito raditi zajedno samo ako svi vode računa o aspektima projekta koji su im dodijeljeni i ako njihov rad tvori cjelinu koja je veća od zbroja svojih dijelova. Kako bi se svakome u timu omogućilo da radi svoj posao, mora postojati povjerenje.
Ako povjerenja nema, doći će do zadiranja nekih članova tima u rad drugih. Član tima koji mikroupravlja radom drugih čini to jer nema povjerenja da će drugi ljudi dobro obaviti svoj posao. Članovi tima koji proaktivno rade ili ponavljaju posao koji su drugi obavili također pokazuju manjak povjerenja.
Dvije su dimenzije povjerenja koje treba razmotriti. Jedna je da morate razviti povjerenje da su ljudi u vašem timu dovoljno dobri u svom poslu da bi obavili svoj posao bez puno nadzora (ako ste zabrinuti, trebali biste o tome razgovarati s nadređenima koji su dodijelili zadatke, umjesto da sami preuzmete nadzor).
Drugo, morate shvatiti da kada radite u timu projekt može ispasti drugačiji nego da ste ga sami radili. Može biti teško vidjeti da se projekt kreće u smjeru drugačijem od onog koji ste zamislili. Važno je zapitati se brinete li se da projekt ide u lošem smjeru ili samo u smjeru koji niste planirali. Ako ste stvarno zabrinuti da će se konačni učinak loše odraziti na grupu, onda recite nešto. Ali, ako će rezultat biti drugačiji od onoga što biste sami napravili, tada morate naučiti prihvatiti rezultat tima.
Nedostatak upravljanja
Uobičajena pogreška kod mnogih timova je da imaju stručnjake za razne domene, ali nemaju nikoga tko bi upravljao projektom. Upravljanje projektima nedovoljno je cijenjena vještina koju treba eksplicitnije poticati u timskim projektima.
Dobar voditelj projekta pomaže timu da razvije uloge svakog člana, definira ključne prekretnice prema završetku projekta, sastavlja i organizira dokumente povezane s projektom i osigurava da članovi tima ostanu na pravom putu kako bi dovršili svoje dijelove projekta.
U idealnom slučaju, vaša organizacija ima nekoliko voditelja projekata koji se mogu uključiti u suradnju. Ako ih nema, onda je važno da netko preuzme tu ulogu. Iako je formalna obuka u upravljanju projektima poželjna i vrijedna, čak i spremnost da budete odgovorni za realizaciju projekta, poštivanje rokova i čuvanje ključnih dokumenata uvelike povećava šanse da će projekt biti uspješno dovršen.
Izvor: Točka na I
