Kada se obraćamo utjecajnim i zauzetim ljudima, često nije lako dobiti odgovor koji nam je potreban, objavljuje cnbcmakeit.
Direktori, viši menadžeri i mentori kojima se divimo svakodnevno primaju stotine e-mailova. Ako naša poruka odmah ne privuče njihovu pozornost, velika je vjerojatnost da će završiti među onima koje će pročitati kasnije, zaboraviti ili jednostavno obrisati.
Zato se vrijedi zapitati posvećujemo li dovoljno pažnje ne samo sadržaju e-maila, nego i načinu na koji ga završavamo.
Mnogi od nas poruke zaključuju rečenicama poput:
„Javite mi što mislite.“
„Veselim se vašem odgovoru.“
"Slobodno mi se javite kad god želite.“
Iako takve formulacije zvuče pristojno, problem je u tome što su vrlo neodređene. Osobi kojoj pišemo prepuštamo da sama zaključi što točno želimo, kada nam je odgovor potreban i zašto je važan.
Primjerice, kada napišemo „javite mi što mislite“, tražimo li odobrenje, konkretan komentar ili sastanak? Što više truda netko mora uložiti kako bi protumačio naš zahtjev, veća je vjerojatnost da odgovor uopće nećemo dobiti.
Zato vrijedi razmotriti nekoliko jednostavnih načina na koje možemo povećati šansu da dobijemo povratnu informaciju.
1. Postavimo pitanje koje nudi jednostavan izbor
Pitanja s ograničenim brojem mogućih odgovora često su učinkovitija jer olakšavaju donošenje odluke.
Umjesto otvorenih pitanja, možemo pokušati s konkretnijim formulacijama:
„Odgovara li vam više utorak ili srijeda?“
„Preferirate li opciju A ili opciju B?“
„Želite li da nastavim s projektom ili da zasad pričekam?“
Što je odluka jednostavnija, veća je vjerojatnost da ćemo dobiti odgovor.
2. Jasno odredimo rok
Mnogi zahtjevi ostaju bez odgovora jer nemaju jasan vremenski okvir.
Ako naznačimo do kada nam je odgovor potreban, naš zahtjev postaje konkretniji i lakše ga je uklopiti među ostale prioritete.
Primjerice:
„Možete li mi odgovoriti do četvrtka kako bih mogao nastaviti s projektom?“
„Ako biste mogli odgovoriti do 15. u mjesecu, to bi mi pomoglo ostvariti planirane ciljeve.“
„Planiram donijeti odluku do sutra. Možete li prije toga podijeliti svoje mišljenje?“
3. Omogućimo odgovor jednom riječju
Zapitajmo se koliko često ljudi čitaju e-mailove između sastanaka, tijekom putovanja ili u kratkim pauzama.
U takvim situacijama najveće šanse za odgovor imamo ako ga maksimalno pojednostavimo.
Primjeri:
„Odgovorite samo s ‘da’ i pobrinut ću se za sve ostalo.“
„Pošaljite željeni datum i poslat ću pozivnicu za sastanak.“
„Ako se slažete, dovoljan je i ?.“
Takav pristup omogućuje primatelju da odgovori u svega nekoliko sekundi.
Na kraju, vrijedi se podsjetiti da kvalitetna komunikacija nije važna samo zbog pristojnosti. Jasna i konkretna poruka pokazuje samopouzdanje, usmjerava razgovor prema cilju i povećava vjerojatnost da ćemo dobiti ono što nam je potrebno.
Kada olakšamo drugoj strani da odgovori, manje vremena trošimo čekajući povratne informacije, a više na produktivan rad, stvaranje vrijednosti i ostvarivanje rezultata zbog kojih ćemo biti primijećeni iz pravih razloga.