U poslu stvari mogu krenuti loše. Takve stvari se događaju i to je neizbježno. A kada se dogode, važno je biti proaktivan. To znači da treba zatražiti razgovor s nadređenim kako bi se razgovaralo o problem, objavljuje Točka na I.
Kada se nađete u situaciji da vodite takav razgovor, postoji nekoliko načina kako taj razgovor možete učiniti boljim. Art Markman, profesor psihologije, organizacije poslovanja i marketinga na Sveučilištu Teksas u Austinu (University of Texas at Austin), navodi pet stvari koje treba izbjegavati u takvim razgovorima s nadređenim.
1. Izostanak pozadinskih informacija
Ako namjeravate razgovarati o problemu koji ima značajne posljedice, trebali biste svom šefu poslati unaprijed neke informacije o čemu je riječ. Minimum informacija koje mu možete pružiti je da opišete problem i sve posljedice kojih ste svjesni ili ih možete razumno predvidjeti.
Dva su razloga zašto unaprijed morate upozoriti nadređenoga na situaciju.
Prvo, nije svaki šef spreman brzo prihvatiti loše vijesti. Ne želite povesti razgovor o tako važnoj temi pod teretom negativnih osjećaja. Ako unaprijed objasnite šefu sve negativne posljedice, stvarate uvjete da kasnije o problemu razgovarate u smirenoj atmosferi.
Drugo, vaš šef će možda htjeti osobno razmotriti situaciju prije razgovora kako bi se bolje informirao. Veća je vjerojatnost da će razgovor s njim biti konstruktivan ako prethodno sam stekne uvid u situaciju.
2. Prikrivanje vlastite uloge
Ako su vaše radnje (ili radnje vašeg tima) imale veze s problemom, razjasnite to unaprijed. Jasno objasnite svoju ulogu odnosno ulogu tima. Ako svoj doprinos problemu prikrivate, gubite vjerodostojnost u razgovoru.
Svoje pogreške teško je priznati, osobito na početku karijere kad pokušavate ostaviti dobar dojam. Paradoksalno, najvjerojatnije ćete povjerenje svog šefa steći tako što ćete odmah iznijeti pogreške koje ste napravili i objasniti što možete učiniti kako biste riješili probleme.
3. Pretpostavljanje tuđih motiva
Mnogi problemi na poslu uključuju druge ljude. Kada govorite o tome što su drugi ljudi učinili, usredotočite se na ono što su učinili i na posljedice njihovih postupaka, a ne na pretpostavke o tome zašto je neka druga osoba učinila to što je učinila.
Malo je vjerojatno da stvarno znate nečije motive! Zato nemojte nagađati i raspravljati o tome. Razumijevanje onoga što je nagnalo nekoga da učini to što je učinio također nije vaš problem. Ako se vaš šef mora pozabaviti tuđim ponašanjem, dopustite mu da razgovara s tom drugom osobom kako bi razumio što ju je navelo da postupi onako kako je postupila. Vi se držite činjenica i stvari koje možete provjeriti.
4. Pretpostavka da znate cijelu situaciju
Osim ako niste na samom vrhu hranidbenog lanca u organizaciji, malo je vjerojatno da imate pristup svakom aspektu kompliciranih situacija koje su dovele do problema. Postoje trenuci kada je nešto što vam je uzrokovalo probleme dio šire slike koja uključuje faktore koji vam nisu poznati ili o njima ne znate dovoljno.
Korisno je svog šefa upoznati s problemima koji se pojavljuju. U nekim su slučajevima ti su problemi nužne (pa čak i predviđene) posljedice određene odluke. Komunicirajući samo one činjenice koje znate, dajete svom šefu priliku da vam kaže postoji li još nešto što biste trebali znati kako biste bolje razumjeli što se događa.
Naravno, može se desiti da vaš šef zna dodatne informacije, ali ih ne može podijeliti s vama. Koliko god je vrijedno divljenja da je organizacije transparentne u donošenju odluka, to nije uvijek moguće.
5. Svađa
Kada iznesete problem svom šefu i mislite da netko drugi snosi odgovornost, možda ćete otkriti da se vaš šef fokusira na stvari koje ste vi u toj situaciji mogli učiniti drugačije. Kada se to dogodi, prirodno je braniti se i ukazati zašto smatrate da je ono što ste učinili razumno.
Općenito, trebali biste izbjegavati svađu. Ako je vaš šef propustio važan dio situacije ili je krivo shvatio vašu ulogu, trebali biste to razjasniti.
U suprotnom, oduprite se porivu da se branite. Kao prvo, vaš šef vam u tom trenutku može dati dobar savjet. Uzmite si vremena da shvatite komentare svog šefa. Možda ćete uvidjeti da ste naučili nešto važno. Čak i ako ste nakon toga uvjereni da su vaši postupci bili opravdani, svađa sa šefom ostavit će dojam da vas je teško mentorirati. To bi ga moglo odvratiti od nastojanja da vam u nekim drugim situacijama pomogne da budete bolji. Dugoročno, to bi moglo loše utjecati na mogućnosti vašeg učenja i napretka u organizaciji.
Izvor: Točka na I
