Office manager / referent za kvalitetu i dokumentaciju (m/ž)

Sustav kvalitete i imenovanja: - priprema rješenja o imenovanju glavnih projektanata, projektanata, voditelja projekata i projektnih timova - priprema imenovanja provjeravatelja i odobravatelja projektne dokumentacije - vođenje registra procedura, radnih uputa i obrazaca odjela: verzije, distribucija, povlačenje zastarjelih izdanja - formalna provjera dokumentacije prije izdavanja: numeracija, revizijski blokovi, potpisi, popunjenost obrazaca - vođenje evidencije nesukladnosti i korektivnih mjera te praćenje rokova zatvaranja - vođenje evidencije kvalifikacija, ovlaštenja i stručnog usavršavanja zaposlenika, uz praćenje njihove valjanosti - priprema dokumentacije i organizacija internih audita i audita investitora Kontrola dokumentacije: - numeracija, revizije, transmittali, distribucija investitoru i arhiva projektne dokumentacije - vođenje registra dokumentacije po projektima - zaprimanje i urudžbiranje ulazne i izlazne pošte odjela Ponude i planiranje: - priprema formalnog dijela ponuda: obrasci, izjave, reference, životopisi, dokazi o kvalifikacijama - praćenje natječaja i rokova predaje ponuda - vođenje evidencije radnih sati i izrada izvještaja o opterećenju zaposlenika Vođenje ureda: - vođenje kalendara direktora odjela, organizacija sastanaka i zapisnika - organizacija poslovnih putovanja (prijevoz, smještaj, putni nalozi) - prijem i usmjeravanje posjetitelja i investitora - nabava uredskog materijala i opreme - koordinacija s računovodstvom, kadrovskom službom i IT-om - administrativno uvođenje novih zaposlenika: oprema, pristupi, dokumentacija - poslovna korespondencija

- SSS ili VŠS ekonomske, upravne ili tehničke struke - najmanje 2 godine iskustva na administrativnim poslovima ili poslovima office managera - napredno korištenje Excela i Worda - aktivno znanje engleskog jezika - točnost, sustavnost i organiziranost - sposobnost istovremenog praćenja više projekata i rokova - komunikativnost i diskrecija u radu s povjerljivim podacima - iskustvo s vođenjem dokumentacije u sustavu kvalitete ISO 9001 - iskustvo u reguliranoj industriji (farmaceutska, nuklearna, energetika) - iskustvo na poslovima kontrole dokumentacije (document controller) - iskustvo sa sustavima za upravljanje dokumentacijom (EDMS) - poznavanje postupaka javne nabave (EOJN) - iskustvo u inženjerskoj ili projektantskoj tvrtki