Izvršni osobni asistent (m/ž)

Očekuje se da obavljate raznovrsne zadatke koji su ključni za olakšavanje rada i pojednostavljenje poslovanja poduzeća. Radit ćete pouzdano iza scene, a direktor će se potpuno osloniti na vas kako bi sve funkcioniralo. Osim toga, bit će vam povjerena i privatna zaduženja. Kao kvalificirani izvršni osobni asistent, imat ćete interakciju s klijentima poduzeća i trebat ćete uspješno prenijeti korporativnu filozofiju i osobnost. Svrha osobnog asistenta je preuzimanje odgovornosti za dugotrajne zadatke i oslobađanje poslodavca tereta tako da preuzimate zadatke koje možete, što omogućuje poslodavcu da učinkovitije funkcionira i vodi organiziraniji, produktivniji poslovni i privatni život. Poslovni zadaci izvršnog osobnog asistenta uključuju: - administracija: primanje poziva, primanje poruka, sastavljanje obrazaca, praćenje sastanaka i vođenje bilješki, priprema izvješća, ažuriranje tablica s proračunom, rad s fakturama i upravljanje plaćanjima računa - održavanje web stranica i društvenih mreža poduzeća - organiziranje: upravljanje uredom, upravljanje projektima, organizacija datoteka i arhive, planiranje putovanja i zakazivanje sastanaka, organizacija događaja, uključujući korporativne događaje i obiteljske proslave. To uključuje administrativne detalje vođenja konferencija ili organiziranje cateringa, cvijeća i popisa gostiju za ručak/večeru - osobni zadaci: obavljanje poslova u kupovini, kao što je omogućavanje pristupa serviserima u domu direktora, odlazak na kemijsko čišćenje ili čak odabir poklona u njihovo ime. Pouzdanost i diskrecija su ključni u ovim zadacima - upravljanje odnosima: sudjelovanje u aktivnostima vezanim uz ljudske resurse, razvijanje pozitivnih odnosa s klijentima i internim članovima društva te postizanje ravnoteže između odlučnosti i prilagodljivosti

Neki od ključnih atributa koji bi trebali biti prisutni kod izvršnog osobnog asistenta uključuju sljedeće: - organizacijske vještine: Izvršni osobni asistent mora biti iznimno dobro organiziran i sposoban upravljati brojnim zadacima, rokovima i prioritetima. To uključuje sposobnost planiranja rasporeda, organiziranja putovanja i koordiniranja sastanaka - komunikacijske vještine: važno je da izvršni osobni asistent ima izvrsne komunikacijske vještine kako bi učinkovito komunicirao s izvršnim timom, klijentima i drugim zainteresiranim stranama. To uključuje jasnoću, ljubaznost, strpljenje i sposobnost slušanja. - diskrecija i povjerljivost: Izvršni osobni asistent često ima pristup povjerljivim informacijama i događanjima. Stoga je od ključne važnosti da bude iznimno povjerljiv i da poštuje povjerljivost svih podataka i informacija s kojima radi. - proaktivnost: izvršni osobni asistent treba biti proaktivan i sposoban predvidjeti potrebe izvršnog tima. To može uključivati inicijativu u obavljanju zadatka, istraživanje i pripremu prije sastanaka te prepoznavanje mogućnosti za poboljšanje učinkovitosti i produktivnosti. - fleksibilnost: rad izvršnog osobnog asistenta može biti vrlo dinamičan i nepredvidiv. Stoga je bitno da bude fleksibilan i prilagodljiv promjenama u rasporedu, prioritetima i zadacima. - timski rad: izvršni osobni asistent često surađuje s različitim članovima tima. Stoga je važno da ima dobre vještine timskog rada, bude suradnički nastrojen i sposoban učinkovito komunicirati i surađivati s drugima. - tehnička pismenost: u današnjem digitalnom dobu, izvršni osobni asistent trebao bi biti vješt u korištenju tehnoloških alata i softvera koji su potrebni za obavljanje dužnosti. To uključuje vještinu rada s računalima, aplikacijama za produktivnost, e-poštom, kalendarskim alatima i drugim relevantnim alatima.