Administrator građevinskih projekata (m/ž)

Odabrani kandidat bit će odgovoran za vođenje svih administrativnih i uredskih poslova poduzeća, uz posebnu ulogu u administraciji i praćenju financija građevinskih projekata. Ključne odgovornosti u projektnom okruženju: - upravljanje kadrovskom evidencijom: osoba će voditi kadrovsku evidenciju, uključujući praćenje prisutnosti zaposlenika (radnika) na poslu, te druge relevantne kadrovske zapise i dokumentaciju - sudjelovanje u pripremi i realizaciji investicijskih projekata: administrator će aktivno sudjelovati u pripremi i realizaciji u početku manje složenih investicijskih projekata, a kasnije i kompleksnijih, po potrebi koordinirati sudionike u projektima prema uputi nadležnih, te osigurati da se sve aktivnosti i radni zadaci u kalendaru izvode prema planu - vođenje evidencije i raspodjela troškova: administrator će voditi evidenciju putnih naloga, troškova goriva, radnih sati za obračun plaća, te drugih troškova vezanih uz projekte, a po potrebi i raspodjelu troškova po obračunskim jedinicama (gradilištima) - primopredaja i kontrola plaćanja: administrator će sudjelovati u primopredaji dokumentacije, obračunu i kontroli plaćanja vanjskih suradnika i izvođača radova, osiguravajući da su svi ugovorni uvjeti ispoštovani i da su plaćanja izvršena pravovremeno - vođenje evidencije plaćanja ulaznih i izlaznih računa, vođenje virtualnog skladišta materijala (primka ulaznog materijala po računima mora odgovarati izdatnici izlaznog materijala po računima), komunicirati sa računovodstvenim servisom osiguravajući da su svi računi podmireni - arhiviranje tehničke i projektne dokumentacije: administrator će biti odgovoran za pravilno arhiviranje tehničke i projektne dokumentacije sukladno Zakonu i relevantnim pravilnicima, osiguravajući da je dokumentacija uvijek dostupna i organizirana Uredske odgovornosti: - komunikacija s poslovnim partnerima: administrator će biti prvi kontakt za poslovne partnere, odgovoran za osobnu i telefonsku komunikaciju. To uključuje preusmjeravanje poziva, preuzimanje i prenošenje poruka te osiguravanje da svi upiti budu pravovremeno i profesionalno obrađeni - upravljanje poštom i dokumentacijom: administrator će biti zadužen za primanje, razvrstavanje, slanje i vođenje evidencije o ulaznoj i izlaznoj pošti. Također, osoba će upravljati ulaznim i izlaznim računima, osiguravajući da je sva dokumentacija pravilno pohranjena i dostupna po potrebi - pisanje i uređivanje poslovnih dokumenata: Prema potrebi ili uputama nadređenih, administrator će sastavljati, pisati i uređivati dopise, zapisnike sa sastanaka te druge poslovne dokumente. ovo uključuje i pripremu materijala za sastanke te pružanje administrativne podrške u njihovoj organizaciji. - organizacija sastanaka i službenih putovanja: administrator će biti odgovoran za organizaciju radnih sastanaka, uključujući vođenje bilješki i pripremu potrebnih materijala, organizirati službena putovanja, uključujući rezervaciju smještaja i prijevoza, te upravljati rokovnikom za rezervaciju termina i dogovaranje sastanaka - evidencija i briga oko potrebnog uredskog materijala, te ostalih potrepština, brine za ugošćivanje i posluživanje gostiju - ostali poslovi po nalogu Uprave