Viši službenik - Financije (m/ž)

Viši službenik za Financije odgovoran je za računovodstvo i management projekata te cjelokupnu provedbu financijskih i administrativnih procedura; osigurava da su financijske i administrativne politike i procedure u skladu s politikama International Medical Corpsa i zahtjevima izvora financiranja, djeluje kao mentor uglavnom mlađim kolegama, službenicima, financijskom odjelu i pomoćnicima; osigurava obuku na poslu u svrhu razvoja zaposlenika. Niže navedeni zadaci i odgovornosti imaju za cilj opisati opću prirodu i razinu posla koji obavljaju osobe raspoređene na ovo radno mjesto. Razina obavljenog posla može varirati ovisno o složenosti portfelja zemlje, o broju čimbenika koji utječu i njihovoj međuovisnosti. Neki od čimbenika koji utječu na složenost mogu biti; veličina programa u zemlji (vrijednost u USD i broj projekata), raznolikost donatora, međuovisnost i međusobni odnosi projekata, broj terenskih lokacija, resursi, kontekst zemlje itd. Računovodstvo - Pregledavanje terenskih računovodstvenih izvješća i osiguravanje da su troškovi proknjiženi od strane tima za podršku sistemima. Priprema računovodstvenih unosa i osiguravanje da su svi troškovi projekata dopušteni i alocirani prema propisima donatora. Osiguravanje da se za zatvorene projekte ne naplaćuju troškovi, kao i da se troškovi rasporede na ispravne račune. Provjeravanje da su troškovi dopušteni, dodjeljivi i razumni. Komuniciranje svih problema sa supervizorom. - Osiguravanje ispravnog evidentiranja svih transakcija, u skladu s računovodstvenim smjernicama International Medical Corpsa. - Praćenje i analiziranje obveza prema dobavljačima i potraživanja od radnika, osiguravanje pravodobnog podmirivanja računa. - Osiguravanje da su računi potraživanja propisno zatvoreni. - Priprema kontnog plana za projekte, osiguravanje da je kontni plan u skladu s odobrenim proračunom. - Poučavanje manje iskusnih kolega računovodstvenim praksama i prenošenje znanja i iskustava. Financijsko izvještavanje / Analiza - Slanje konsolidiranih mjesečnih financijskih izvješća i analiza managementu. - Pregled i odobravane analize novčanog toka, koordiniranje s terenom u smislu potrošnje, praćenje jesu li svi nastali troškovi u skladu s dokumentom o dodjeli bespovratnih sredstava i propisima donatora te koordiniranje rasprave o analizi odstupanja i dokumentacije. - Identificirati zahtjeve i razvijati formate izvještavanja za pomoć u upravljanju operacijama i troškovima bespovratnih sredstava. - Istraživanje mogućih poboljšanja u procesu izvješćivanja i analiza koja mogu dodatno poboljšati rad na terenu i u sjedištu, kako bi se uskladili sa potrebnim donatorskim i internim izvješćima/analizama. Upravljanje financijskim potporama - Pregled dokumenta o dodjeli bespovratnih sredstava, osiguravanje da su uvjeti iz dokumenta o bespovratnim sredstvima priopćeni regionalnom Financijskom koordinatoru, Direktoru za međunarodne financije. - Nadgledanje projekta prema planu potrošnje koji je poslan s terena. Pregledavanje planova projekta osiguravajući da su svi troškovi nastali i procijenjeni u okviru projekta u skladu s proračunom projekta, propisima donatora i procedurama IMC-a. - Praćenje rata primljenih od donatora i osiguravanje da završno stanje odgovara financijskim izvješćima dostavljenim donatoru. - Pregledavanje dokumentacije o nabavi projekta iznad 20.000 USD i provjeravanje je li u skladu s politikama IMC-a i propisima donatora. - Ažuriranje datoteka projekata (grantova) i osiguravanje da su svi dokumenti dostupni u datoteci Grant File. - Pregledavanje financijskih izvješća donatora primljenih s terena, priprema financijskih izvješća saveznih donatora. Budžetiranje - Pomaganje administrativnom Direktoru financija i/ili drugom financijskom osoblju na terenu, u pripremama proračuna i izmjenama proračuna. Pregledavanje proračuna osiguravajući dobivanje svih potrebnih odobrenja. Povezivanje sa Višim analitičarem troškova i cijena, po potrebi. - Rad s HQ i terenskim timovima kako bi se na vrijeme predvidio bilo kakav nedostatak sredstava. - Ako je potrebno, raditi s relevantnim odjelom u razvoju novih procesa za proračun. Ostalo - Pratiti funkcionira li teren u skladu s lokalnim porezima; provjera usklađenosti s lokalnim zakonima, rukovanje gotovinom, te briga o ažurnosti i dostupnosti internih priručnika - Pregledavanje satnice i vođenje evidencije za međunarodno osoblje. Olakšavanje dodavanja i uklanjanja projekata u T&E zaposlenicima. - Praćenje dnevnih izvješća o gotovini koja uključuje i gotovinu i stanje u banci. - Organiziranje prijenosa sredstava iz LA-a na terenske urede i obrnuto (kada je primjenjivo). - Pratiti fluktuacije tečaja i njihov učinak na provedbu programa/trošenje proračuna. - Upravljanje pod-projektima, pregled podizvješća i izdataka prema ugovoru, plaćanje pod-izvođačima. - Stalno preispitivanje razvoja, implementacije, procedura/sustava u okruženju koje se stalno mijenja. - Pomoć Jedinici za financijsku kontrolu u procesu pripreme na kraju godine. - Pomoć terenskom osoblju u rješavanju drugih svakodnevnih problema; pomoć terenskim administrativnim direktorima u izgradnji lokalnih kapaciteta. - Posjeti terenu kada je potrebno. - Svakodnevna korespondencija s terenskim i drugim uredima glavnog sjedišta o svim financijskim pitanjima. - Pravovremeno upisivanje satnica; unos rasporeda vremena u T&E dnevno. - Pokriće za Voditelja tijekom njegove/njezine odsutnosti, u slučaju delegiranja.

- Ekonomski fakultet (bacc., mag., dipl. oec., mr.), poželjno je računovodstvo i/ili financije - Obično 5+ godina relevantnog iskustva u području financija/računovodstva; ekvivalentna kombinacija relevantnog obrazovanja i iskustva može se zamijeniti prema potrebi - Sposobnost prikupljanja, analiziranja i evaluacije činjenica, definiranja problema, izvođenja valjanih zaključaka te pripremanja i predstavljanja sažetih usmenih i pisanih izvještaja - Sposobnost uspostavljanja i održavanja učinkovitih radnih odnosa s drugim osobljem te jasne i učinkovite komunikacije, usmeno i pismeno - Sposobnost rješavanja osjetljivih pitanja na povjerljivoj osnovi - Tečno znanje engleskog jezika uz dokazanu sposobnost dobrog izražavanja usmeno i pismeno - Spremnost na putovanja i rad u inozemstvu (30% vremena godišnje)