Viši službenik za Financije odgovoran je za računovodstvo i management projekata te cjelokupnu provedbu financijskih i administrativnih procedura; osigurava da su financijske i administrativne politike i procedure u skladu s politikama International Medical Corpsa i zahtjevima izvora financiranja, djeluje kao mentor uglavnom mlađim kolegama, službenicima, financijskom odjelu i pomoćnicima; osigurava obuku na poslu u svrhu razvoja zaposlenika.
Niže navedeni zadaci i odgovornosti imaju za cilj opisati opću prirodu i razinu posla koji obavljaju osobe raspoređene na ovo radno mjesto.
Razina obavljenog posla može varirati ovisno o složenosti portfelja zemlje, o broju čimbenika koji utječu i njihovoj međuovisnosti. Neki od čimbenika koji utječu na složenost mogu biti; veličina programa u zemlji (vrijednost u USD i broj projekata), raznolikost donatora, međuovisnost i međusobni odnosi projekata, broj terenskih lokacija, resursi, kontekst zemlje itd.
Računovodstvo
- Pregledavanje terenskih računovodstvenih izvješća i osiguravanje da su troškovi proknjiženi od strane tima za podršku sistemima. Priprema računovodstvenih unosa i osiguravanje da su svi troškovi projekata dopušteni i alocirani prema propisima donatora. Osiguravanje da se za zatvorene projekte ne naplaćuju troškovi, kao i da se troškovi rasporede na ispravne račune. Provjeravanje da su troškovi dopušteni, dodjeljivi i razumni. Komuniciranje svih problema sa supervizorom.
- Osiguravanje ispravnog evidentiranja svih transakcija, u skladu s računovodstvenim smjernicama International Medical Corpsa.
- Praćenje i analiziranje obveza prema dobavljačima i potraživanja od radnika, osiguravanje pravodobnog podmirivanja računa.
- Osiguravanje da su računi potraživanja propisno zatvoreni.
- Priprema kontnog plana za projekte, osiguravanje da je kontni plan u skladu s odobrenim proračunom.
- Poučavanje manje iskusnih kolega računovodstvenim praksama i prenošenje znanja i iskustava.
Financijsko izvještavanje / Analiza
- Slanje konsolidiranih mjesečnih financijskih izvješća i analiza managementu.
- Pregled i odobravane analize novčanog toka, koordiniranje s terenom u smislu potrošnje, praćenje jesu li svi nastali troškovi u skladu s dokumentom o dodjeli bespovratnih sredstava i propisima donatora te koordiniranje rasprave o analizi odstupanja i dokumentacije.
- Identificirati zahtjeve i razvijati formate izvještavanja za pomoć u upravljanju operacijama i troškovima bespovratnih sredstava.
- Istraživanje mogućih poboljšanja u procesu izvješćivanja i analiza koja mogu dodatno poboljšati rad na terenu i u sjedištu, kako bi se uskladili sa potrebnim donatorskim i internim izvješćima/analizama.
Upravljanje financijskim potporama
- Pregled dokumenta o dodjeli bespovratnih sredstava, osiguravanje da su uvjeti iz dokumenta o bespovratnim sredstvima priopćeni regionalnom Financijskom koordinatoru, Direktoru za međunarodne financije.
- Nadgledanje projekta prema planu potrošnje koji je poslan s terena. Pregledavanje planova projekta osiguravajući da su svi troškovi nastali i procijenjeni u okviru projekta u skladu s proračunom projekta, propisima donatora i procedurama IMC-a.
- Praćenje rata primljenih od donatora i osiguravanje da završno stanje odgovara financijskim izvješćima dostavljenim donatoru.
- Pregledavanje dokumentacije o nabavi projekta iznad 20.000 USD i provjeravanje je li u skladu s politikama IMC-a i propisima donatora.
- Ažuriranje datoteka projekata (grantova) i osiguravanje da su svi dokumenti dostupni u datoteci Grant File.
- Pregledavanje financijskih izvješća donatora primljenih s terena, priprema financijskih izvješća saveznih donatora.
Budžetiranje
- Pomaganje administrativnom Direktoru financija i/ili drugom financijskom osoblju na terenu, u pripremama proračuna i izmjenama proračuna. Pregledavanje proračuna osiguravajući dobivanje svih potrebnih odobrenja. Povezivanje sa Višim analitičarem troškova i cijena, po potrebi.
- Rad s HQ i terenskim timovima kako bi se na vrijeme predvidio bilo kakav nedostatak sredstava.
- Ako je potrebno, raditi s relevantnim odjelom u razvoju novih procesa za proračun.
Ostalo
- Pratiti funkcionira li teren u skladu s lokalnim porezima; provjera usklađenosti s lokalnim zakonima, rukovanje gotovinom, te briga o ažurnosti i dostupnosti internih priručnika
- Pregledavanje satnice i vođenje evidencije za međunarodno osoblje. Olakšavanje dodavanja i uklanjanja projekata u T&E zaposlenicima.
- Praćenje dnevnih izvješća o gotovini koja uključuje i gotovinu i stanje u banci.
- Organiziranje prijenosa sredstava iz LA-a na terenske urede i obrnuto (kada je primjenjivo).
- Pratiti fluktuacije tečaja i njihov učinak na provedbu programa/trošenje proračuna.
- Upravljanje pod-projektima, pregled podizvješća i izdataka prema ugovoru, plaćanje pod-izvođačima.
- Stalno preispitivanje razvoja, implementacije, procedura/sustava u okruženju koje se stalno mijenja.
- Pomoć Jedinici za financijsku kontrolu u procesu pripreme na kraju godine.
- Pomoć terenskom osoblju u rješavanju drugih svakodnevnih problema; pomoć terenskim administrativnim direktorima u izgradnji lokalnih kapaciteta.
- Posjeti terenu kada je potrebno.
- Svakodnevna korespondencija s terenskim i drugim uredima glavnog sjedišta o svim financijskim pitanjima.
- Pravovremeno upisivanje satnica; unos rasporeda vremena u T&E dnevno.
- Pokriće za Voditelja tijekom njegove/njezine odsutnosti, u slučaju delegiranja.