Administrator u uredu / Voditelj uredskog poslovanja (m/ž)

Vaše detaljne odgovornosti: 1. Opća administracija i podrška knjigovodstvu: - dokumentacija: primanje, skeniranje, urudžbiranje, razvrstavanje i arhiviranje ulazne i izlazne pošte (e-mail i fizička pošta) - knjigovodstvena podrška: prikupljanje i kontrola ulaznih i izlaznih računa, izvoda te njihovo pravovremeno slanje vanjskom knjigovodstvenom servisu - evidencija rada: vođenje mjesečne evidencije radnog vremena (šihtarica) za uredske i terenske radnike te izrada putnih naloga - podrška upravi: priprema poslovnih dopisa, ugovora, odluka i ostalih akata po nalogu uprave društva 2. Uredska nabava i logistika: - nabava za radnike: samostalno vođenje procesa nabave, skladištenja i distribucije radne odjeće, obuće te osobne zaštitne opreme (HTZ oprema) - uredska logistika: kontrola zaliha i nabava uredskog materijala, higijenskih potrepština te pića/kave za potrebe ureda - suradnja s dobavljačima: prikupljanje ponuda, pregovaranje o uvjetima isporuke i održavanje dobrih odnosa s dobavljačima opreme 3. Administracija i zapošljavanje strane radne snage: - vođenje procesa za radne dozvole: kompletna priprema dokumentacije i operativno vođenje postupaka za dobivanje i produljenje dozvola za boravak i rad stranih radnika - komunikacija s institucijama: svakodnevna izrada i predaja zahtjeva putem digitalnih platformi Hrvatskog zavoda za zapošljavanje (HZZ) i Ministarstva unutarnjih poslova (MUP) - praćenje rokova: evidencija trajanja radnih dozvola, viza i ugovora o radu te pravovremeno pokretanje postupaka reizdavanja 4. Zaštita na radu (ZNR) i Zaštita od požara (ZOP): - usklađenost sa zakonom: vođenje i redovito ažuriranje zakonski propisanih evidencija iz područja zaštite na radu i zaštite od požara - koordinacija s ovlaštenim kućama: suradnja s vanjskom licenciranom tvrtkom za ZNR/ZOP radi organizacije osposobljavanja radnika - liječnički pregledi: organizacija i upućivanje radnika na prethodne i periodičke liječničke preglede na medicinu rada

Što tražimo od idealnog kandidata (Uvjeti): - obrazovanje: minimalno SSS / VŠS / VSS (prednost: ekonomski, upravni ili društveni smjer). - iskustvo: minimalno 1-2 godine iskustva na administrativnim poslovima, iskustvo u građevinskom sektoru smatrat će se velikom prednošću - informatička pismenost: izvrsno poznavanje rada na računalu (MS Office paket s naglaskom na Excel, Word i Outlook) te napredno korištenje interneta i digitalnih državnih servisa - osobne osobine: visoka razina organiziranosti, pedantnosti, diskrecije u radu s povjerljivim podacima te izražena snalažljivost u rješavanju administrativnih izazova - komunikacija: izvrsne komunikacijske i pisane vještine na hrvatskom jeziku, znanje stranog jezika (engleski) je poželjno radi komunikacije sa stranim radnicima ili partnerima