Ponekad se čini kao da bismo trebali imati supermoći kako bismo ispunili sve zadatke i očekivanja koja su pred nama. No zapravo nam ne trebaju supermoći – trebaju nam jake organizacijske vještine. One nam pomažu da bolje iskoristimo svoje vrijeme, energiju, resurse i mentalni fokus, kako bismo postigli svoje ciljeve bez nepotrebnog stresa. Jednostavno rečeno, dobre organizacijske vještine omogućuju nam da postignemo više, lakše i učinkovitije.
U nastavku dijelimo kako uređujemo svoj fizički i digitalni prostor, kako planiramo obaveze i upravljamo vremenom te zašto je komunikacija važan dio organiziranosti kako objavljuje zaposlena.hr.
Fizička organizacija
Bez obzira radimo li iz ureda ili od doma, uredan fizički prostor uvijek nam poboljša raspoloženje i produktivnost. Manje je stresa, a više fokusa, posebno zato što ne trošimo vrijeme na traženje stvari.
Trudimo se održavati radni prostor čistim i jednostavnim. Dokumente arhiviramo u jasno označene mape, a sve što koristimo vraćamo na svoje mjesto. Kad god možemo, postavimo „dom“ za svaki predmet – tako uvijek znamo gdje se što nalazi i štedimo vrijeme. U pravilu, sve što često koristimo držimo nadohvat ruke.
Pomaže nam i mala rutina: na kraju svakog dana odvojimo pet do deset minuta za brzo pospremanje. Na taj način sutra počinjemo s čistim stolom i čistim mislima.
Digitalna organizacija
Budući da većinu posla radimo na računalu, digitalna organizacija jednako nam je važna kao i fizička. Kad ne tražimo datoteke i e-poruke, radimo brže, pametnije i smirenije.
Jasno određujemo gdje i kako spremamo dokumente, imenovanja datoteka držimo dosljednima, a pristiglu poštu organiziramo kroz oznake, mape i filtere. Najvažnije aplikacije i poveznice stavljamo „u prvi plan“. Ako radimo s timom, dijelimo pravila organizacije kako bismo svi bili usklađeni.
Svaki tjedan odvojimo par minuta za sigurnosno kopiranje važnih datoteka i provjeru organizacije. Što je naš digitalni sustav jednostavniji, to smo produktivniji.
Planiranje
Planiranje nam pomaže da velike ciljeve razložimo na manje, izvedive korake. Kad imamo jasnu mapu puta, sve djeluje manje zahtjevno i puno dohvatljivije.
Najčešće krećemo od kraja – prvo definiramo krajnji cilj, a zatim „unatrag“ osmišljavamo sve potrebne korake. Nakon toga ih poredamo logičnim redoslijedom, postavimo rokove, odredimo prioritete i, ako je potrebno, raspodijelimo odgovornosti među članovima tima. Redovite provjere i usklađivanja dio su procesa.
Upravljanje vremenom
Kako raspoređujemo svoje vrijeme svakoga dana uvelike utječe na to koliko smo uspješni u ostvarenju dugoročnih ciljeva. Ključ nam je jednostavan: određivanje prioriteta.
Pišemo popis zadataka, zatim ih organiziramo po hitnosti i važnosti. Tek kada znamo što je najvažnije, izrađujemo dnevni raspored – najzahtjevnije zadatke radimo u razdobljima kada imamo najviše energije.
Svatko ima svoj ritam, zato promatramo kada smo fokusiraniji, a kada imamo manje energije. Ako najbolje radimo ujutro, te sate čuvamo za ključne zadatke, a poslijepodne koristimo za jednostavnije obaveze.
Komunikacija
Iako se komunikacija možda ne čini kao dio organizacijskih vještina, zapravo je temelj svega. Kad komuniciramo jasno, precizno i otvoreno, izbjegavamo nesporazume i osiguravamo da svi razumiju plan, očekivanja i odgovornosti.
Učimo i slušati aktivno – ne slušamo samo da bismo odgovorili, već da bismo razumjeli. Postavljamo pitanja, tražimo primjere, ponavljamo ono što smo čuli kako bismo provjerili jesmo li ispravno shvatili. Što bolje razumijemo druge, bolje možemo organizirati svoj rad i sudjelovati u organizaciji timskih zadataka.
Kad trebamo nešto reći, trudimo se biti jasni i izravni. Ne okolišamo i ne pretpostavljamo – jasna komunikacija štedi vrijeme i čuva odnose.