Nakon jutarnje gužve i potrage za parkingom, stižemo u ured, otvaramo laptop i uključujemo se na videopoziv. Kolega je kod kuće, kolegica na drugoj lokaciji, a osoba s kojom bismo trebali razraditi novu ideju dolazi sutra.
Na kraju dana ostaje sasvim opravdano pitanje... zbog čega smo zapravo dolazili?
U toj se situaciji krije dobar dio izazova hibridnog rada. Lako je dogovoriti koliko ćemo dana provoditi u uredu. Nešto je zahtjevnije osmisliti kako ćemo surađivati, razmjenjivati informacije i dobiti podršku kada ne sjedimo jedni pokraj drugih.
Iz perspektive tržišta rada, razgovor o fleksibilnosti zato treba obuhvatiti i kvalitetu organizacije posla. Zaposlenicima treba dovoljno samostalnosti, ali i jasna očekivanja. Poslodavcima trebaju rezultati, ali i način praćenja koji se ne svodi na provjeravanje tko je trenutačno dostupan na chatu.
Kako to pretvoriti u svakodnevnu praksu? Fast Company prikupio je 11 preporuka stručnjaka i voditelja timova koje u nastavku donosimo u sažetom i prilagođenom obliku.
1. Ostavite prostor za osobni izbor
Nekome ured odgovara gotovo svaki dan, netko kod kuće lakše obavlja zahtjevne zadatke. Kada posao to dopušta, uključite zaposlenike u odluku o danima dolaska. Zajedničke termine uskladite s potrebama tima, uz dovoljno prostora za različite radne navike i životne okolnosti. Jednaki rasporedi sami po sebi ne jamče dobru suradnju.
2. Ponedjeljkom razjasnite što je važno
Kratak razgovor zaposlenika i voditelja na početku tjedna može spriječiti mnogo naknadnih nesporazuma. Što su prioriteti, koji su rokovi i što bi moglo zapeti? Dogovorite i kako izgleda dovršen zadatak. „Mislio sam da to treba tek idući tjedan” rečenica je koju je korisnije čuti u ponedjeljak nego u petak.
3. U kalendaru rezervirajte i vrijeme za rad
Dan kod kuće ispunjen videopozivima teško može poslužiti za posao koji traži koncentraciju. Dogovorite dan ili dulje blokove bez sastanaka, a zajedničke dolaske iskoristite za suradnju. Vrijeme za pripremu analize, pisanje ili rješavanje složenog problema treba dobiti svoje mjesto u kalendaru, umjesto da čeka dok svi sastanci završe.
4. Provjerite prebacuje li vaša fleksibilnost posao na druge
Dovršeni zadaci samo su dio odgovornosti. Važno je i mogu li kolege doći do vas kada trebaju podršku. Ako zaposlenik iz proizvodnje odgovor o obračunu plaće mora tražiti preko nekoliko posrednika, organizacija rada negdje zapinje. Dogovorite pouzdane kanale, vrijeme dostupnosti i rokove odgovaranja, vodeći računa i o kolegama koji rade u smjenama.
5. Dajte dolasku u ured jasan razlog
Radionica, mentoriranje, razrada ideja ili razgovor koji će uživo lakše dovesti do odluke dobri su razlozi za okupljanje. Osmislite uredske dane oko takvih aktivnosti. Ako zaposlenici nakon putovanja na posao cijeli dan provedu na slušalicama, teško će prepoznati vrijednost dolaska. Ured treba omogućiti nešto zbog čega je vrijedilo doći.
6. Neka povratna informacija dobije na važnosti
Podrška ne bi trebala ovisiti o tome hoće li zaposlenik slučajno susresti voditelja. Uspostavite jednostavan tjedni ritam. Na početku dogovorite prioritete, sredinom provjerite treba li pomoć, a na kraju razmijenite rezultate i naučeno. Dio toga može se riješiti porukom. Važno je da ljudi znaju kada i kako mogu dobiti povratnu informaciju.
7. Odluke zapišite tamo gdje ih svi mogu pronaći
Razgovor nakon sastanka ili susret kod aparata za kavu može promijeniti smjer projekta. No kolege koji rade od kuće to ne mogu znati ako im nitko ne prenese informaciju. Svaku odluku koja utječe na tuđi posao kratko zabilježite u zajedničkom kanalu.
8. Zadatke okupite na jednom mjestu
Tko radi na projektu, do kada i u kojoj je fazi? Odgovori trebaju biti dostupni bez sazivanja sastanka i slanja pet poruka. Koristite zajednički alat ili pregled zadataka koji tim redovito ažurira. Izbor aplikacije manje je važan od dosljednosti. Za početak provjerite može li takav pregled zamijeniti jedan sastanak posvećen isključivo izvještavanju o napretku.
9. Razgovarajte i o razvoju, ne samo o rokovima
Uz dnevne obveze lako se izgube razgovori o tome što zaposlenik želi naučiti, što ga frustrira i gdje vidi svoj sljedeći korak. Odvojite jednom mjesečno pola sata za takve teme. Pitajte što je dobro prošlo, što otežava posao i kakva bi podrška pomogla. Razvoj zaslužuje više prostora od nekoliko minuta na godišnjem razgovoru.
10. Pratite rezultate, a ne zelenu točkicu
Stalna dostupnost na chatu malo govori o kvaliteti obavljenog posla. Dogovorite očekivane rezultate, vrijeme za zajedničku komunikaciju i razuman rok odgovora, uz jasan kanal za hitne situacije. Tako zaposlenici mogu odvojiti vrijeme za koncentraciju bez osjećaja da svaku pauzu u dopisivanju moraju opravdavati. Napredak provjeravajte kroz rad i dogovorene rokove.
11. Ostavite prostora za ljudske potrebe
Pauza za ručak, odlazak od ekrana ili povremeno isključena kamera trebaju imati mjesto i u radu na daljinu. Jednako je važno da ljudi mogu reći da su preopterećeni, zatražiti pomoć ili postaviti pitanje. Hibridni model vrijedi povremeno preispitati zajedno sa zaposlenicima: što im olakšava posao, a što im nepotrebno troši vrijeme i energiju?